ระบบสารสนเทศทางการบัญชี ( Accounting Information System ) คือ ระบบที่ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อแปลงหรือประมวลผลข้อมูลทางการเงิน ( Financial data ) ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี จะให้ความสำคัญกับการรวบรวมข้อมูลและการติดต่อสื่อสารทางการเงิน ซึ่งเป็น กระบวนการติดต่อสื่อสารมากกว่าการวัดมูลค่า โดยที่ AIS จะแสดงภาพรวม จัดเก็บ จัดโครงสร้าง ประมวลข้อมูล ควบคุมความปลอดภัย และการรายงานสารสนเทศทางการบัญชี ปัจจุบันการดำเนินงานและการไหลเวียนของข้อมูลทางการบัญชีมีความซับซ้อนมาก ขึ้น ทำให้นักบัญชีต้องกำหนดคุณสมบัติของสารสนเทศด้านการบัญชีให้สัมพันธ์กับการ ดำเนินงานขององค์การ ประการสำคัญ AIS และระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะมีทั้งส่วนที่แยกออกจากกันและเกี่ยวเนื่อง สัมพันธ์กัน แต่ MIS จะให้ความสำคัญกับการจัดการสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจของผู้บริหาร ขณะที่ AIS จะประมวลสารสนเทศเฉพาะสำหรับผู้ใช้งานทั้งภายในและภายนอกองค์การ เช่น นักลงทุน เจ้าหนี้ และผู้บริหาร เป็นต้น
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System : AIS)
ระบบ (System) หมายถึงกิจกรรมที่มีความสัมพันธ์กันตั้งแต่ 2 กิจกรรมขึ้นไปมาประกอบกัน โดยมีวัตถุประสงค์ร่วมกัน เช่น ระบบของมหาวิทยาลัยจะประกอบด้วยคณะต่างๆหลายคณะ แต่ละคณะก็สามารถแบ่งออกเป็นสาขาวิชาได้อีก จะเห็นได้ว่าสาขาวิชาเป็นระบบย่อยของคณะ และคณะก็เป็นระบบย่อยในมหาวิทยาลัย
ข้อมูล (Data) หมายถึงข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เก็บรวบรวมไว้ เป็นเพียงสิ่งที่บอกเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น แต่ไม่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ในการตัดสินใจ เช่น ขายผ้าทอเกาะยอได้ 25 ผืน ขายน้ำตาลแว่นได้ 15กิโลกรัม เป็นต้น
สารสนเทศ (Information) หมายถึงข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้ อยู่ในรูปที่ มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือนำไปใช้งาน เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น หรือลดลงจากปีที่แล้ว ในอัตราร้อยละเท่าใด
รูปแบบ ความสัมพันธ์ระหว่าง ข้อมูลและสารสนเทศ
ระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึงระบบงานที่ออกแบบขึ้นมา เพื่อประมวลผลข้อมูล ให้เป็นสารสนเทศ หรือจากข้อมูลดิบที่ไม่มีความหมายให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ ซึ่งการประมวลผลข้อมูลดังกล่าว อาจจะทำด้วยมือ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System) คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานในกิจการเฉพาะด้านระบบงานการบัญชี โดยใช้ทรัพยากรบุคคล คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง ทำหน้าที่หลักในการบันทึก ประมวลผล และจัดทำสารสนเทศทางบัญชี ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจดังนี้1. การเก็บบันทึกรายการที่เกิดขึ้นของธุรกิจ
2. การประมวลผลข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน การสั่งการและการควบคุม
3. การควบคุมสินทรัพย์ (รวมถึงสารสนเทศ) ของธุรกิจให้มั่นใจว่า ข้อมูลที่ได้มานั้นถูกต้องและเชื่อถือได้
รายการบัญชีที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของธุรกิจสามารถแบ่งได้เป็น 5 วงจร ได้แก่
1. วงจรรายจ่าย (Expenditure Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ การชำระหนี้
2. วงจรการผลิต (Production Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การผลิต
3. วงจรทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources/Payroll Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การสรรหาคัดเลือก เงินเดือน ค่าตอบแทนของพนักงาน
4. วงจรรายรับ (Revenue Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การรับเงิน
5. วงจรการเงิน (Financing Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การจัดหาเงิน การชำระเงินกู้ การจ่ายเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้น
จากรูป ด้านล่าง แสดงถึงความสัมพันธ์ลักษณะรับ – จ่าย ในระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ทั้ง 5 วงจร เช่น ในวงจรรายจ่าย มีการจ่ายเงินสดเพื่อชำระค่าสินค้าหรือบริการ ในวงจรรายรับ มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการและรับเงิน เป็นต้น นอกจากนี้ระบบย่อยทั้ง5 วงจรยังเชื่อมโยงข้อมูลกับ ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป และการออกรายงานงบการเงินให้กับผู้ใช้ทั้งภายนอกธุรกิจ ได้แก่ เจ้าหนี้ ผู้ถือหุ้น หน่วยงานราชการและผู้ใช้ภายในธุรกิจได้แก่ ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการ พนักงาน ด้วย
ความสัมพันธ์ลักษณะรับ – จ่าย ในระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีแบ่งได้ 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ
1. บุคคลภายในองค์กร เช่น ผู้บริหารในระดับต่างๆ
2. บุคคลภายนอกองค์กร เช่นผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives)
2.ข้อมูลเข้า (Inputs)
- ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ
- ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน
3. ตัวประมวลผล (Processor) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ มักใช้ คอมพิวเตอร์ทำงาน
- การคำนวณ การเรียงลำดับ
- การคิดร้อยละ
- การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ
4. ข้อมูลออก หรือผลลัพธ์ (Output) คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้
5. การป้อนกลับ (Feedback)
6.การ เก็บ รักษาข้อมูล (Data Storage)
7. คำสั่งและขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures)
8. ผู้ใช้ (Users)
9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and Security Measures)
วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี มี 3 ประการ คือ
1. เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวัน
2. เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ บริหาร
3. เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมาย
หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection)
2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
3. การจัดการข้อมูล (Data Management)
4. การควบคุมข้อมูล และรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and Data Security)
5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation)
ข้อมูล (Data) หมายถึงข้อเท็จจริงต่างๆ ที่เก็บรวบรวมไว้ เป็นเพียงสิ่งที่บอกเหตุการณ์ที่ได้เกิดขึ้น แต่ไม่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ในการตัดสินใจ เช่น ขายผ้าทอเกาะยอได้ 25 ผืน ขายน้ำตาลแว่นได้ 15กิโลกรัม เป็นต้น
สารสนเทศ (Information) หมายถึงข้อมูลที่ได้ผ่านการประมวลผลและถูกจัดให้ อยู่ในรูปที่ มีความหมายและมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ หรือนำไปใช้งาน เช่น ยอดขายเพิ่มขึ้น หรือลดลงจากปีที่แล้ว ในอัตราร้อยละเท่าใด
รูปแบบ ความสัมพันธ์ระหว่าง ข้อมูลและสารสนเทศระบบสารสนเทศ (Information System) หมายถึงระบบงานที่ออกแบบขึ้นมา เพื่อประมวลผลข้อมูล ให้เป็นสารสนเทศ หรือจากข้อมูลดิบที่ไม่มีความหมายให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย หรือมีประโยชน์ต่อการตัดสินใจของผู้ใช้ ซึ่งการประมวลผลข้อมูลดังกล่าว อาจจะทำด้วยมือ หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ได้
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี (Account Information System) คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานในกิจการเฉพาะด้านระบบงานการบัญชี โดยใช้ทรัพยากรบุคคล คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์รอบข้าง ทำหน้าที่หลักในการบันทึก ประมวลผล และจัดทำสารสนเทศทางบัญชี ให้เป็นสารสนเทศที่มีประโยชน์ในการตัดสินใจต่อผู้ใช้ระบบสารสนเทศทางการบัญชีมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจดังนี้1. การเก็บบันทึกรายการที่เกิดขึ้นของธุรกิจ
2. การประมวลผลข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน การสั่งการและการควบคุม
3. การควบคุมสินทรัพย์ (รวมถึงสารสนเทศ) ของธุรกิจให้มั่นใจว่า ข้อมูลที่ได้มานั้นถูกต้องและเชื่อถือได้
รายการบัญชีที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของธุรกิจสามารถแบ่งได้เป็น 5 วงจร ได้แก่
1. วงจรรายจ่าย (Expenditure Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อ การชำระหนี้
2. วงจรการผลิต (Production Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การผลิต
3. วงจรทรัพยากรมนุษย์ (Human Resources/Payroll Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การสรรหาคัดเลือก เงินเดือน ค่าตอบแทนของพนักงาน
4. วงจรรายรับ (Revenue Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การรับเงิน
5. วงจรการเงิน (Financing Cycle) ประกอบด้วยกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับ การจัดหาเงิน การชำระเงินกู้ การจ่ายเงินปันผลให้แก่ผู้ถือหุ้น
จากรูป ด้านล่าง แสดงถึงความสัมพันธ์ลักษณะรับ – จ่าย ในระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ทั้ง 5 วงจร เช่น ในวงจรรายจ่าย มีการจ่ายเงินสดเพื่อชำระค่าสินค้าหรือบริการ ในวงจรรายรับ มีการส่งมอบสินค้าหรือบริการและรับเงิน เป็นต้น นอกจากนี้ระบบย่อยทั้ง5 วงจรยังเชื่อมโยงข้อมูลกับ ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป และการออกรายงานงบการเงินให้กับผู้ใช้ทั้งภายนอกธุรกิจ ได้แก่ เจ้าหนี้ ผู้ถือหุ้น หน่วยงานราชการและผู้ใช้ภายในธุรกิจได้แก่ ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการ พนักงาน ด้วย
ความสัมพันธ์ลักษณะรับ – จ่าย ในระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
ผู้ใช้ประโยชน์จากสารสนเทศทางการบัญชีแบ่งได้ 2 กลุ่มใหญ่ๆ คือ
1. บุคคลภายในองค์กร เช่น ผู้บริหารในระดับต่างๆ
2. บุคคลภายนอกองค์กร เช่นผู้ถือหุ้น นักลงทุน เจ้าหนี้ หน่วยงานรัฐบาล และคู่แข่งขัน เป็นต้น
ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1.เป้าหมายและวัตถุประสงค์ (Goals and Objectives)
2.ข้อมูลเข้า (Inputs)
- ยอดขายสินค้า ราคาขายของกิจการ
- ราคาขายของคู่แข่งขัน ยอดขายของคู่แข่งขัน
3. ตัวประมวลผล (Processor) คือ เครื่องมือที่ใช้ในการแปลงสภาพจากข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ มักใช้ คอมพิวเตอร์ทำงาน
- การคำนวณ การเรียงลำดับ
- การคิดร้อยละ
- การจัดหมวดหมู่ การจัดทำกราฟ ฯลฯ
4. ข้อมูลออก หรือผลลัพธ์ (Output) คือ สารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อผู้ใช้
5. การป้อนกลับ (Feedback)
6.การ เก็บ รักษาข้อมูล (Data Storage)
7. คำสั่งและขั้นตอนการ ปฏิบัติงาน (Instructions and Procedures)
8. ผู้ใช้ (Users)
9. การควบคุมและรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Control and Security Measures)
วัตถุประสงค์ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี มี 3 ประการ คือ
1. เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติงานประจำวัน
2. เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจของผู้ บริหาร
3. เพื่อสนับสนุนการปฏิบัติตามภาระหน้าที่ทางกฎหมาย
หน้าที่ของระบบสารสนเทศทางการบัญชี
1. การรวบรวมข้อมูล (Data Collection)
2. การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
3. การจัดการข้อมูล (Data Management)
4. การควบคุมข้อมูล และรักษา ความปลอดภัยของข้อมูล (Data Control and Data Security)
5. การจัดทำสารสนเทศ (Information Generation)
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น